Verslag raad van toezicht 2018 en bestuursreactie

| ACTUEEL | VERSLAG RAAD VAN TOEZICHT 2018 EN BESTUURSREACTIE |


Verslag van de raad van toezicht over 2018 en reactie bestuur


Verslag van de raad van toezicht

Algemeen
De raad van toezicht is per 1 april 2018 geïnstalleerd. Voordien had het fonds een visitatiecommissie als intern toezichtsorgaan.

De raad van toezicht bestaat uit drie personen. De leden zijn benoemd op basis van vooraf vastgestelde profielschetsen, met daarin opgenomen eisen ten aanzien van geschiktheid, deskundigheid, competen-ties, onafhankelijkheid en beschikbaarheid en na een bindende voordracht van het verantwoordingsor-gaan.

De raad van toezicht is als volgt samengesteld:
•    E.C.H. Klijn (voorzitter), met de aandachtsgebieden governance, pensioenregeling en communica-tie.
•    E.R. Capitain, met de aandachtsgebieden risicomanagement en financiële opzet.
•    Mevrouw L.L.F. Rutgers, met de aandachtsgebieden vermogensbeheer en balansmanagement.

De leden van de raad van toezicht zitten in hun eerste benoemingstermijn van maximaal vier jaar, met de mogelijkheid van maximaal één herbenoeming. Een rooster van aftreden is opgemaakt, zodanig dat termijnen niet gelijktijdig eindigen.

De leden hebben aangegeven, naast de andere werkzaamheden die zij vervullen, voldoende tijd beschikbaar te hebben voor het fonds. Zij voldoen aan de VTE-score zoals die voor bestuurders en leden van de raad van toezicht voor pensioenfondsen wordt gehanteerd. De leden zijn onafhankelijk, zijn geen participant bij het fonds en hebben ook geen zakelijke belangen bij het fonds. Hoofd- en nevenfuncties van de leden van de raad van toezicht zijn vermeld op de website van het fonds.

Werkwijze
De raad van toezicht kan beschikken over alle bestuursstukken van het fonds en heeft – in overleg met het bestuur – toegang tot alle gremia en het pensioenbureau van het fonds. Als daar aanleiding toe is, nodigt de raad van toezicht het bestuur of het pensioenbureau uit om nadere toelichtingen te geven.

De raad van toezicht heeft in 2018 driemaal vergaderd zonder derden. Daarnaast heeft de raad van toezicht eenmaal vergaderd met het bestuur, eenmaal met de voorzitter van het bestuur en de directeur, eenmaal met het pensioenbureau en eenmaal met het verantwoordingsorgaan. Leden van de raad van toezicht wonen jaarlijks een aantal bestuurs- en commissievergaderingen bij (in 2018 één of meerdere malen de communicatiecommissie, de beleggingscommissie, de risicobeheercommissie en de uitbestedingscommissie). Verder is de voorzitter van de raad van toezicht aanwezig geweest bij een tweetal themadagen van het bestuur.

De voorzitters van de raad van toezicht, het bestuur en het verantwoordingsorgaan, alsmede de directeur en de secretaris van het bestuur en het verantwoordingsorgaan hebben na elke bestuursverga-dering een kort telefonisch terugkoppelingsoverleg.

De raad van toezicht wordt actief geïnformeerd over de ontwikkelingen in het fonds, ook als die niet de goedkeuring van de raad van toezicht behoeven.

De raad van toezicht stelt jaarlijks toezichtthema’s vast. Voor 2018 waren dat de volgende thema’s:
•    De samenwerking van de raad van toezicht met het bestuur.
•    De governance.
•    De opzet en werking van het risicomanagement.
•    De toekomst van het fonds (financiële opzet, relatie met de sponsor, pensioenregeling en het nieuwe pensioenstelsel).
•    De uitbesteding.
•    De beleggingen.
•    De communicatie.

De raad van toezicht legt verantwoording af over de uitvoering van zijn taken en de uitvoering van zijn bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan. In overleg met de werkgever is de wettelijke verant-woordingsplicht aan de werkgever belegd in de verantwoording aan (de werkgeversdelegatie in) het verantwoordingsorgaan.

Toezichtkader
De raad van toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het fonds. De raad van toezicht ziet toe op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur en staat het bestuur met raad ter zijde om op die wijze bij te dragen aan de kwaliteit en de effectiviteit van de organisatie en de besturing, alsmede aan een integere en beheerste bedrijfsvoering. Tevens heeft de raad van toezicht een aantal goedkeuringsrechten ten aanzien van besluiten van het bestuur.

De taak van de raad van toezicht wordt bepaald door het wettelijk kader, inclusief de Code Pensioen-fondsen, de statuten en de reglementen van het fonds.

Bij de uitvoering van de wettelijke taken past de raad de VITP-Toezichtcode toe. Toepassing is niet wettelijk verankerd, maar wel aanbevolen door de VITP (Vereniging Intern Toezichthouders Pensioen-sector). Op 17 april 2019 heeft de VITP een herziene code vastgesteld. De raad van toezicht zal deze VITP-code toepassen in 2019. Aangezien de raad van toezicht deze herziene principes en normen al grotendeels toepast, zal dit geen majeure impact hebben.
De toepassing is op basis van het principe ‘pas toe of leg uit’.

Goedgekeurde besluiten
Op grond van de Pensioenwet behoeft een aantal bestuursbesluiten de goedkeuring van de raad van toezicht. De raad van toezicht heeft in 2018 zijn goedkeuring verleend aan de volgende bestuursbeslui-ten:
•    De herziening van de profielschets van het bestuur.
•    De voorgenomen benoeming als bestuurslid van de heer R.H. Alsen.
•    De herbenoeming als bestuurslid van mevrouw D. Schaafsma.

De raad van toezicht heeft over de vaststelling van het bestuursverslag en de jaarrekening over 2018 overleg gevoerd met de jaarverslagcommissie, het bestuur, het verantwoordingsorgaan, de accountant en de certificerend actuaris. Op grond hiervan heeft de raad van toezicht op 15 mei 2019 het besluit tot vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening goedgekeurd.

Opvolging aanbevelingen uit toezichtrapport visitatiecommissie 2017
De raad van toezicht heeft kennis genomen van en toelichtingen gekregen bij de observaties, bevindin-gen en aanbevelingen van de visitatiecommissie. De raad van toezicht heeft de bevindingen en aanbeve-lingen uit het rapport van de visitatiecommissie over 2017 gemonitord op opvolging door het bestuur en vastgesteld dat het bestuur adequaat heeft gehandeld.

Code Pensioenfondsen
Het bestuur legt in haar bestuursverslag verantwoording af over de wijze waarop de normen van de Code Pensioenfondsen worden toepast. De Code is in 2018 herzien. De raad van toezicht stelt vast dat het bestuur een grondige analyse heeft gedaan naar de toepassing van ook de herziene normen. Alle normen worden adequaat toegepast, zowel naar de letter als de geest.

Bevindingen en aanbevelingen

Missie, visie en strategie
De missie, visie en strategie zijn passend bij de doelstellingen en ambities van het fonds. Het bestuur evalueert met een voldoende frequentie de strategie mede aan de hand van een periodieke (externe) herijking van een sterkte-zwakte analyse, waarbij zeven risico-indicatoren zijn geïdentificeerd om de toekomstbestendigheid van de huidige opzet van de uitvoering van de regeling te toetsen.

Besturing
Het bestuur doet de goede dingen en doet de dingen goed. Het bestuur is voldoende deskundig, evenwichtig qua samenstelling en gecommitteerd aan zijn bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden. Er zijn goede ‘checks- & balances’ in het bestuur en de bestuurscommissies. Er is een open cultuur met een zakelijke en professionele insteek. De vergaderingen van het bestuur en de bestuurscommissies zijn goed gedocumenteerd en zeer gedegen voorbereid door het pensioenbureau en de commissieleden. Bij vrijwel iedere bestuurscommissievergadering is een niet-commissielid van het bestuur en een vertegen-woordiger van het verantwoordingsorgaan aanwezig.
 
Het pensioenbureau is belast met de dagelijkse gang van zaken. Agendering en documentatie voor beleids- en besluitvorming worden goed voorbereid. Bij beleidskeuzes en besluitvorming wordt steeds een goede afweging gemaakt tussen risico’s, kosten, noodzakelijkheid en toegevoegde waarde.

Bedrijfsvoering
Het risicomanagement krijgt veel aandacht. Er is een goed onderbouwd risicomanagementbeleid dat jaarlijks herijkt wordt. Alle kernrisico’s worden gemonitord en het risicomanagementbeleid wordt jaarlijks (extern) gescoord op het volwassenheidsniveau. Deze score is conform de gestelde doelen en is gelijk en hoger dan de benchmark in de pensioensector. Op basis van roulatie vinden periodiek (externe) risico-scans plaats ten aanzien van compliance, fiscaliteit, beleggingen, juridische risico’s, ICT en pensioenuitvoering.

In het kader van de invoering van Europese wetgeving (IORP II) in 2019 zal de governance rondom risicomanagement wijzigen met de benoeming van sleutelfunctiehouders voor actuariaat, risicomanage-ment en interne audit. Het bestuur heeft regelmatig overlegd met de raad van toezicht over deze wijzigingen en heeft het advies van de raad van toezicht daarbij meegenomen in de besluitvorming.

De uitbesteding is effectief en kwalitatief goed. De kwaliteit wordt gemonitord op basis van vastgelegde prestatie-indicatoren. De kwaliteit van de vaste adviseurs/certificeerders wordt jaarlijks geëvalueerd. De raad van toezicht heeft kennisgenomen van deze evaluaties en vastgesteld dat hieraan voldoende aandacht wordt gegeven. In 2018 hebben het bestuur en het pensioenbureau zich gericht op de invoering van de AVG (privacywetgeving). Alle noodzakelijke maatregelen zijn getroffen. De raad van toezicht meent dat een en ander goed is ingeregeld. In 2019 zal nogmaals een evaluatie van de AVG plaatsvin-den. De raad van toezicht zal hiervan kennisnemen.

Beleid
De in het jaarplan 2018 gestelde doelen zijn behaald. Het beleid wordt met regelmaat geëvalueerd en het bestuur is continu op zoek naar verbetering. De raad van toezicht wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkeling van de financiële positie. De financiële positie van het fonds is in 2018 verslechterd ten opzichte van 2017. Dit is een direct gevolg van de tegenvallende ontwikkelingen op de financiële markten in met name het vierde kwartaal van 2018. De financiële positie van het fonds blijft daarmee kwetsbaar, maar gaf wel voldoende ruimte om een beperkte toeslag te verlenen.

De kosten van het fonds worden adequaat beheerst. In 2018 zijn de uitvoeringskosten gestegen ten opzichte van 2017, maar deze blijven nog wel onder de benchmark met vergelijkbare ondernemings-pensioenfondsen.

Het beleggingsbeleid van het fonds voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Het wordt consistent uitgevoerd, waarbij voldoende rekenschap wordt gehouden met het beperken van het risico en is in lijn met de beoogde risicohouding/-bereidheid. De raad van toezicht waardeert de grotere aandacht voor maatschappelijk verantwoord beleggen. Dit zal vanwege het toenemende belang ook voor 2019 een belangrijk aandachtspunt blijven voor het bestuur. Binnen de beleggingscommissie is veel aandacht voor het risicomanagement. De beleggingscommissie wordt hierbij door externe adviseurs ondersteund met behulp van zowel presentaties, rapportages en kennisbijeenkomsten. Een aandachtspunt is dat de grote hoeveelheid informatie mogelijk een diepgaande discussie over onderwerpen in de weg kan staan.

Communicatie krijgt veel aandacht van het bestuur en heeft een hoge prioriteit. Er is een gedegen communicatiejaarplan dat goed gevolgd wordt. De participanten worden continu centraal gesteld. Er is in 2018 met succes een deelnemerspanel georganiseerd. In 2020 zal een nieuw deelnemersonderzoek plaatsvinden. De veranderende wetgeving (met als gevolg onder andere langer doorwerken en de onzekerheid over de AOW-leeftijd en de flexibilisering van de pensioenvoorwaarden) wordt samen met HR van de werkgever opgepakt.
 
Zelfevaluatie en deskundigheidsbevordering

De raad van toezicht doet jaarlijks een zelfevaluatie, voor het eerst in het eerste kwartaal van 2019.

Er is bij leden van de raad van toezicht in 2018 voldoende aandacht geweest voor het onderhouden van hun deskundigheid:
•    De leden van de raad van toezicht zijn lid van het VITP en participeren regelmatig in de kennisses-sies.
•    Twee leden van de raad van toezicht zijn lid van de redactiecommissie van de herziening van de VITP-Toezichtcode.
•    Leden van de raad van toezicht zijn aanwezig geweest bij diverse lezingen met als onderwer-
pen onder meer:
o    Vertrouwenscrisis in de pensioensector.
o    Impact van innovatie op de sector.
o    Impact van digitalisering op de strategie van pensioenfondsen.
•    Een lid van de raad van toezicht heeft de commissarissenopleiding van Hemingway gevolgd.
•    Een lid van de raad van toezicht heeft de VU-leergang ‘Reflectie op pensioentoezicht’ gevolgd.

Toezichtthema’s 2019
Naast de reguliere aandachtsgebieden zal in 2019 door de raad van toezicht specifiek aandacht worden gegeven aan de volgende onderwerpen:
•    De toekomstbestendigheid van het fonds.
•    De inrichting en de implementatie van IORP II-richtlijn.
•    De governance rondom vermogensbeheer.
•    De successieplanning van het bestuur en de overige fondsorganen.



Deventer, 15 mei 2019

E.C.H. Klijn
E.R. Capitain
L.L.F. Rutgers


Reactie van het bestuur


Het bestuur kan zich vinden in het verslag en het oordeel van de raad van toezicht en bedankt de leden van de raad van toezicht voor de professionele en voortvarende wijze waarop het intern toezicht in 2018 is vormgegeven en uitgevoerd. Het bestuur onderkent de toegevoegde waarde van het intern toezicht voor het fonds.






 





HomeActueelWerknemersEx-werknemersGepensioneerdenEnglishBesloten deelSitemap