Visitatiecommissie 2017

| ACTUEEL | VISITATIECOMMISSIE 2017


Samenvatting van het verslag van de visitatiecommissie 2017 en reactie van het bestuur

Verslag van de visitatiecommissie

Het bestuur heeft in overleg met het verantwoordingsorgaan dezelfde visitatiecommissie benoemd als in 2016: mevrouw J.L. Verhulst en de heren E.R. Capitain en G.E. van de Kuilen.
De Pensioenwet geeft aan dat de visitatiecommissie toezicht houdt op het beleid en de algemene gang van zaken, adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging.
De Code Pensioenfondsen voegt daaraan toe: de visitatiecommissie draagt bij aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering. Naast de hiervoor vermelde zaken betrekt de visitatiecommissie de volgende onderwerpen in haar toezicht op basis van de VITP-Toezichtcode: het functioneren van de governance en van het bestuur, de transparantie en begrijpelijkheid van de communicatie, de naleving van de Code Pensioenfondsen en cultuur en gedrag van het pensioenfonds.

Daarnaast zijn de volgende specifieke thema’s behandeld:
•    Evaluatie en follow up bevindingen visitatie 2016.
•    Pensioencommunicatie.
•    Risicomanagement: de inrichting, controle en toezicht.
•    Uitbestedingsbeleid.
•    Beleggingsbeleid: opvolging audit Willis Towers Watson 2016 en invulling maatschappelijk verantwoord beleggen.
•    Evaluatie van het bestuursmodel.
•    Rolinvulling van het verantwoordingsorgaan.
•    Herijking strategische heroriëntatie en SWOT-analyse.

Het rapport is tot stand gekomen op basis van ontvangen documentatie, interviews met verschillende stakeholders en onderling overleg. Deze tekst is een samenvatting van het volledige rapport van de visitatiecommissie, voor het volledige proces verwijst de visitatiecommissie naar het volledige rapport.

De waarnemingsperiode van de visitatie is van het vierde kwartaal van 2016 tot en met september 2017.

Algemene conclusie
Het fonds functioneert naar behoren. Het bestuur blijft scherp op elkaars functioneren. De voorzitter zorgt voor een gezonde discussie waarbij iedereen aan het woord komt. Het beleid wordt met regelmaat geëvalueerd en het bestuur is continu op zoek naar verbetering, waarbij voortdurend een afweging wordt gemaakt van risico’s, kosten, noodzakelijkheid en toegevoegde waarde. Het fonds probeert de tendens tot stijgende fondskosten zo strak mogelijk aan te sturen.

De verhouding met het verantwoordingsorgaan is goed. Er wordt door zowel het verantwoordingsorgaan als het bestuur aan een betere invulling van de taak van het verantwoordingsorgaan gewerkt.

Het bestuur dient voortdurend scherp te blijven op de evenwichtigheid in de belangenafweging, zeker zolang de premiedekkingsgraad lager is dan benodigd om nieuwe aanspraken kostendekkend te financieren.

Het bestuur evalueert jaarlijks op basis van een grondige sterkte-zwakte analyse de toekomstbestendigheid van de huidige opzet van de uitvoering van de regeling. Hierdoor houdt het bestuur goed zicht op alternatieven en de voor- en nadelen daarvan. In aansluiting hierop heeft het bestuur met externe begeleiding ook het huidige bestuursmodel geëvalueerd en op goede gronden vastgesteld dat continuering van het huidige (paritaire) bestuursmodel op dit moment de beste route is.

De waardering van de participanten voor de communicatie blijft hoog. Er wordt veel gewerkt aan persoonlijk contact en aan het pensioenbewustzijn van de participanten. Via de online-tool ‘Op Koers’ worden participanten gestimuleerd om meer aandacht aan hun pensioen te geven.
De communicatie krijgt meer dan voldoende aandacht en naast de wettelijke vereisten probeert het fonds, met beperkte middelen, het bewustzijn rondom pensioenen en het vertrouwen in het pensioenfonds te verhogen. Het fonds lijkt daarin te slagen, wat ook uit de deelnemersonderzoeken blijkt.

Het risicomanagement is good/best practice voor vergelijkbare fondsen in de sector. De processen rondom de monitoring van de risico’s zijn goed op orde en zijn goed ingebed in het bestuur, de risicobeheercommissie en het pensioenbureau.

Hieronder worden de belangrijkste waarnemingen c.q. conclusies voor zover hierboven niet genoemd en een aantal aanbevelingen per aandachtsgebied samengevat:

Evaluatie en follow up bevindingen visitatie 2016
Het bestuur gaat serieus om met de aanbevelingen van de visitatiecommissie. Er wordt een actielijst gemaakt en deze wordt verwerkt in het jaarplan van het fonds. De aanbevelingen van de visitatiecommissie worden beargumenteerd beantwoord in het jaarverslag. De visitatiecommissie stelt vast dat er geen aanbevelingen meer openstaan uit het vorige visitatierapport.

Pensioencommunicatie
Aanbeveling: er is nog weinig aandacht voor het gebruik van andere sociale media dan Yammer: de visitatiecommissie beveelt aan om na te denken over het gebruik van andere sociale media.

Risicomanagement
Aanbeveling: bij het verder ontwikkelen van risicomanagement en het herkennen van trends is het te overwegen om hier ook andere externen dan de vaste externe adviseur bij te betrekken.

Uitbestedingsbeleid
Uitbestedingspartijen en adviseurs worden zorgvuldig en gedegen geselecteerd. De aansturing van die partijen is professioneel-kritisch. De monitoring van de uitbestedingsrelaties heeft het afgelopen jaar meer focus gekregen. In 2017 zijn de uitbestedingspartners geclassificeerd op basis van het risicoprofiel voor het fonds. Vanaf begin 2018 zal een bestuurlijke commissie de monitoring verder verdiepen.

Aanbeveling: met veel uitbestedingspartijen en adviseurs zijn de relaties langdurig. Omdat de aansturing van derden professioneel-kritisch is, is de dienstverlening van hoog niveau. Het is aan te bevelen periodiek te evalueren of een wisseling (ook van een goed functionerende externe adviseur of partij) toch wenselijk is.

Beleggingen
Het beleggingsbeleid is van hoog niveau en laat, in reactie op veranderingen in de omgeving, de nodige ontwikkeling zien.

Aanbeveling: geen.

Governance
Aanbevelingen: de visitatiecommissie beveelt aan de statuten met betrekking tot de termijnen van bestuursleden naast de Code Pensioenfondsen te leggen en deze op elkaar aan te laten sluiten en daarbij ook op het gebruik van terminologie te letten (het gebruik van aanwijzen en benoemen dient helder te zijn).
Een aandachtspunt is het meer gestructureerd op peil houden van de geschiktheid van bestuurders. Het gebeurt wel, maar nog te ad hoc.
De visitatiecommissie beveelt aan de parameters volgend uit de SWOT-analyse en op basis van de 7 DNB-indicatoren zo in te vullen dat ze kunnen fungeren als waarschuwingssignalen waardoor er in het bestuur tijdig gediscussieerd wordt over de ontstane situatie en mogelijk te nemen stappen.

De visitatiecommissie dankt het bestuur, het pensioenbureau en het verantwoordingsorgaan van het pensioenfonds voor de positieve en open medewerking.

De visitatiecommissie

Deventer, 30 november 2017


Samenstelling visitatiecommissie

Drs. Erwin Capitain
23-12-1957
Bedrijfseconomie en accountancy aan de Vrije Universiteit Amsterdam.
Sinds 2008 parttime universitair docent accountantsopleiding Vrije Universiteit. Daarvoor audit partner bij Deloitte.
Lid Raad van Toezicht van Pensioenfonds Vervoer, lid Raad van Toezicht van de CDC fondsen van ING en NN, extern lid Audit Commissie bpfBOUW, meerjarig visiteur bij de pensioenfondsen van AC Nielsen, Arcadis, Dow, Total en Yara. Compliance Officer bij Bank ten Cate.
Daarnaast commissaris/toezichthouder bij een woningcorporatie en twee zorginstellingen.

Drs. Gerard van de Kuilen
23-12-1964
Econometrie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam.
Sinds 2005 eigenaar van Cavani Analyse & Advies (beleggingsbeleid, balansbeheer en ALM voor financiële instellingen).
Docent voor pensioenopleidingen van SPO.
Lid van de beleggingsadviescommissie van pensioenfonds Arcadis.
Bestuurslid van het bedrijfstakpensioenfonds voor het kappersbedrijf.
Bestuurslid van pensioenfonds ERIKS.
Voorzitter van de RvT van beroepspensioenfonds voor Tandartsen en tandarts-specialisten.
Lid van de RvT van bedrijfstakpensioenfonds Zoetwaren.
Lid van de RvT van Pensioenfonds Medewerkers Apotheken.
Lid van de RvC en voorzitter van de Audit- en Riskcommissie van NV schade.
Visitatiecommissies (2016/2017) voor pensioenfonds Xerox, pensioenfonds Mc Cain, pensioenfonds Ahold, pensioenfonds Yara, pensioenfonds Total, beroepspensioenfonds voor Verloskundigen en ING/NN CDC fondsen.

Mr. Jacqueline Verhulst
13-04-1971
Rechten aan de Universiteit Leiden.
Werkzaam geweest als pensioenjurist bij PWC en Aegon. Sinds 2011 eigen advies bureau voor pensioenfondsen (Puik pensioenadvies). Opdrachten vervuld bij Stork pensioenfonds, Appolaris (uitvoeringsorganisatie van Pensioenfonds Medewerkers Apotheken) en Notarieel pensioenfonds. Puik pensioenadvies ondersteunt pensioenfondsen op het gebied van pensioencommunicatie, geeft pensioenopleidingen en biedt ondersteuning bij fiscale en juridische pensioenvraagstukken.
Lid van de RvT beroepspensioenfonds voor Tandartsen en tandarts-specialisten en lid van de RvT van StiPP (pensioenfonds personeelsdiensten). 



Reactie van het bestuur

Het bestuur kan zich vinden in het oordeel van de visitatiecommissie.

Naar aanleiding van de aanbevelingen van de visitatiecommissie luidt de reactie van het bestuur per aandachtsgebied als volgt:

Pensioencommunicatie
Het bestuur heeft zich voorgenomen de communicatieportfolio in 2018 in lijn te houden met de geldende compliance doelstellingen. Het bestuur zet nog steeds in op persoonlijk contact als belangrijkste commu-nicatiemiddel, maar wil nieuwe ontwikkelingen uitdrukkelijk niet op voorhand uitsluiten. Het eventuele gebruik van andere ‘social media’ dan Yammer zal daar ook deel van uitmaken.

Risicomanagement en uitbestedingsbeleid
Het uitbestedingsbeleid wordt structureel gemonitord, maar dit impliceert niet dat ‘per definitie’ om de paar jaar van uitbesteder of van externe adviseur gewisseld wordt. Het bestuur draagt zorg voor een effectief proces van periodieke monitoring van uitbestedingspartijen en externe adviseurs, waarbij de afweging gebaseerd is op het risico dat de uitbestede activiteiten hebben op de kwaliteit van de bedrijfsuitoefening van het fonds. Het bestuur stelt bij de periodieke beoordelingen vast of verandering wenselijk is en onderzoekt alternatieven als daar aanleiding voor is. Bij de studie met betrekking tot de toekomstvisie van het pensioenfonds, de compliance adviseur, het strategisch beleggingsadvies en de ALM-studie is er de laatste jaren gewisseld van externe adviseur.

Governance
Naar aanleiding van de opmerkingen van de visitatiecommissie zijn de statuten per 1 januari 2018 aangepast.
Het structureel op peil houden van de geschiktheid van bestuurders en (reserve)leden van het verant-woordingsorgaan is onderdeel van het geschiktheidsplan 2018 van het fonds en zal verder worden opgepakt door de geschiktheidscommissie.
De 7 DNB-indicatoren c.q. parameters volgend uit de SWOT-analyse zullen vanaf begin 2018 ieder kwartaal meer expliciet door het bestuur worden gevolgd.


Ten slotte wil het bestuur de leden van de visitatiecommissie en de heer E. Klijn van PFsupport (externe secretariële ondersteuning) danken voor de professionele en voortvarende wijze waarop de visitatie 2017 is uitgevoerd. Het bestuur onderkent wederom de toegevoegde waarde van het intern toezicht voor het fonds.





HomeActueelWerknemersEx-werknemersGepensioneerdenEnglishBesloten deelSitemap